manajer dan fungsi manajemen

MANAJER DAN FUNGSI MANAJEMEN

Posted September 23rd, 2010 by sugenglprabowo

Definisi paling umum dari manajer adalah seseorang yang bekerja dengan atau melalui orang lain melalui kegiatan mengkoordinasi berbagai aktifitas pekerjaan dalam upaya untuk mencapai tujuan organisasi. Sebagaimana telah saya kemukakan pada tulisan sebelumnya bahwa tugas utama manajer adalah menkoordinasi. Walalupun nampak sederhana, namun dalam implementasinya kegiatan mengkoordinasi memerlukan kemampuan yang cukup kompleks. Seorang manajer tidak akan dapat mengkoordinasikan suatu proses pekerjaan dengan baik, jika manajer tersebut tidak dianut oleh bagian-bagian atau unit-unit yang akan dikoordinasikan, maka pasti proses koordinasi tidak akan terjadi. Untuk dapat dianut tentu seorang manajer harus memiliki berbagai prasyarat agar supaya dapat dianut.
Dianut atau diikuti oleh orang lain adalah kata penting dalam definisi kepemimpinan, sehingga seseorang yang memilih profesi sebagai seorang manajer harus memiliki kemampuan untuk dianut oleh orang lain atau dengan kata lain seorang yang memilih profesi sebagai manajer harus memiliki jiwa kepemimpinan. Untuk dapat dianut orang harus memiliki reputasi terpercaya, pada hal-hal tertentu juga harus ditambah dengan kemampuan dan skill yang juga terpercaya. Sampai disini, terasa sekali bahwa untuk dapat menjalankan fungsi utama seorang manajer ternyata diperlukan berbagai kompetensi yang kompleks.
Secara teoritis, manajer harus menjalankan fungsi manajemen. Jika fungsi-fungsi manajemen tersebut tidak dijalankan maka orang tersebut tidak lagi disebut sebagai seorang manajer. Terdapat banyak istilah yang digunakan untuk menggambarkan berbagai fungsi manajemen oleh para pakar, namun demikian secara esensial akan memiliki titik kesamaan. Robbins (2003) merinci fungsi manajemen menjadi 4 bagian yang meliputi; planning, organizing, leading, dan controlling. Perencanaan (planning) merupakan pekerjaan yang meliputi, perumusan tujuan, penetapan strategi, pengembangan rencana-rencana menjadi program yang dapat dikoordinasikan dalam penerapannya. Pengorganisasian (organizing) merupakan kegiatan yang menetapkan apa yang diperlukan untuk dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan siapa yang akan mengerjakan. Memimpin (leading) merupakan kegiatan mengarahkan dan memotivasi seluruh komponen yang ada dalam organisasi, dan menyelesaikan berbagai konflik. Sedangkan pengendalian (controlling) merupakan kegiatan untuk memonitor berbagai aktifitas dan menjamin bahwa apa yang dikerjakan sudah sesuai denga perencanaan yang telah dibuat.
Keseluruhan fungsi tersebut itu harus dijalankan oleh seorang manajer. Akan sangat ganjil jika manajer tidak melakukan perencanaan, atau juga akan kelihatan aneh jika manajer tidak melakukan pengorganisasian, kepemimpinan atau bahkan pengendalian. Keseluruhan fungsi tersebut wajib dijalankan oleh seorang manajer. Dari keseluruhan fungsi yang harus dijalankan oleh seorang manajer tersebut, fungsi kepemimpinan adalah fungsi yang paling banyak memerlukan kemampuan dalam hal soft skill sedangkan ketiga fungsi lainnya sebagian besar berkaitan dengan hard skill. Itulah sebabnya fungsi kepemimpinan adalah fungsi yang paling sulit untuk diajarkan, diantara ketiga fungsi manajemen yang lain.
Namun demikian, dalam organisasi yang besar, manajer akan memiliki tingkatan-tingkatan. Tingkatan-tingkatan manajer tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar 1.

Gambar 1: Tingkatan manajer dalam organisasi
Setiap tingkatan dalam jabatan manajer tersebut akan menjalankan seluruh fungsi manajemen, namun memiliki titik tekan yang berbeda. Manajer puncak (top managers) tentu akan menjalankan fungsi perencanaan dan kepemimpinan lebih besar dibandingkan dengan tingkat manajer di bawahnya, sedangkan manajer tingkat bawah (first-line manager) akan lebih banyak menjalankan fungsi pengendalian (controlling) dan pengorganisasian (organizing) dibandingkan dengan tingakatan manajer yang lain. Hubungan antara tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar 2.

Gambar 2: Hubungan antara tingkatan manajer dengan fungsi manajemen
Dengan berbagai pekerjaan tersebut maka pimpinan puncak akan lebih banyak terkait dengan pekerjaan-pekerjaan pada masa yang akan datang,atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam membuat perencanaan misalnya, seorang manajer harus memiliki pandangan jauh kedepan dan mampu melihat apa yang akan terjadi terhadap organisasinya pada masa yang akan datang. Demikian pula pada kegiatan kepemimpinan, manajer harus mampu meyakinkan kepada seluruh orang yang ada didalam organisasi, tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang, dan meyakinkan mereka untuk berbuat kearah yang diharapkan tersebut. Jika dilihat dari jenis pekerjaan yang dilakukan oleh manajer puncak tersebut maka terlihat bahwa pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya adalah berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan konseptual, sehingga manajer puncak dituntut untuk menguasai keterampilan konseptual (conceptual skill).
Berbeda dengan manajer menengah (midle managers), yang sebagian besar berkaitan dengan pekerjaan untuk menjembatani kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh manajer puncak sehingga dapat diimplementasikan oleh first-line managers, maka sangat diperlukan kemampuan berhubungan dengan manusia. Kemampuan ini diperlukan karena manajer menengah berfungsi sebagai penterjemah dari kebijakan-kebijakan yang seringkali belum mampu dipahami oleh first-line managers karena adanya berbagai kesenjangan antar tingkatan manajer. Untuk itulah pada manajer menengah ini kemampuan berhubungan dengan manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang akan sangat membentu dalam menjalankan fungsi manajerialnya.
Sedangkan bagi first-line managers, merupakan manajer yang bersentuhan langsung dengan jenis pekerjaan dan proses layanan yang harus ditangani. Kegiatan pengorganisasian dan pengendalian merupakan fungsi manajemen yang lebih dominan dikerjakan oleh manajer pada level ini. Oleh karena itu manajer pada level ini memerlukan orang dengan kemampuan teknis untuk menangani pekerjaan tersebut. Artinya akan lebih baik orang yang menduduki first-line managers ini adalah orang yang berkecimpung lama dalam jenis pekerjaan tersebut. Dengan demikian keterampilan teknis (technical skill) merupakan keterampilan yang dominan diperlukan oleh manajer pada level ini. Hubungan antara level manajemen dengan keterampilan tersebut digambarkan sebagaimana gambar 3.

Gambar 3: Keterampilan yang diperlukan dalam perbedaan level manajemen
Secara lebih detail kemudian Robbins, Bregman, Stagg dan Coulter (2003) merinci masing-masing keterampilan tersebut dan menghubungkannya dengan fungsi-fungsi manajemen sebagaimana pada gambar 4.

Keterampilan	Fungsi Manajemen
	Perencanaan	Pengorganisasian	Kepemimpinan	Pengendalian
Kekuasaan		√	√
Mendengarkan			√	√
Pengelolaan pada kelompok dan budaya berbeda		√	√
Penyusunan anggaran	√			√
Pemilihan gaya kepemimpinan yang efektif			√
Pelatihan			√
Membangun tim yang efektif		√	√
Mendelegasikan/ pemberdayaan		√	√
Memotivasi		√	√
Mengembangkan saling percaya			√
Mendisiplinkan			√
Mewawancarai		√	√
Memenej penolakan terhadap perubahan		√	√
Memenej waktu	√			√
Mentoring			√
Negosiasi			√
Menyediakan umpan balik		√	√
Membangun budaya organisasi		√	√
Melaksanakan pertemuan-pertemuan yang produktif	√	√	√	√
Melihat kecenderungan lingkungan eksternal	√			√
Mengembangkan visi	√			√
Menyelesaikan masalah secara kreatif	√

Gambar 4: Hubungan antara keterampilan manajemen dengan fungsi manajemen
Dari gambar di atas terlihat bahwa keterampilan dalam wilayah fungsi kepemimpinan adalah mendominasi dari keterampilan yang diperlukan untuk menjadi seorang manajer. Ini mengindikasikan bahwa seorang manajer harus memiliki jiwa leadership yang baik untuk dapat menjalankan profesi manajerialnya, karena sebagaian besar kegaiatan manajemen akan memerlukan kemampuan leadership.
Dalam beberapa literatur memang ada yang membedakan antara manajer dan pemimpin, tetapi dalam kenyataan sehari-hari dalam melaksanakan profesi manajer atau pemimpin, ternyata kedua hal tersebut (manajer dan pemimpin) sulit sekali untuk dipisahkan, bahkan seringkali harus menjalankan kedua fungsi tersebut secara bersamaan.

SUMBER :

http://blog.uin-malang.ac.id/sugenglprabowo/2010/09/23/manajer-dan-fungsi-manajemen/